Manual de Reactivación Post-Sismo para Empresas sin Plan BCP Previo

Aporte Comunitario Gratuito por: Consultores Senior ATCAL SAS | Fase Operacional: Recuperación y Reconstrucción (Día 4 a Semana 8) | Marco Legal: CST / Ley 1562 / Dec. 1072 / NSR-10

🏷️ Grupo de Sistemas de Gestión

Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) & Riesgos Laborales (Ley 1562/2012, Dec. 1072, Art. 212 CST y NSR-10)

⚙️ Grupo de Procesos Organizacionales

Procesos de Apoyo (HSEQ, Talento Humano y Jurídico) + Misionales (Triaje NSR-10 y Habitabilidad)

Atcalito IA Solidario

"Pasadas las 72 horas del terremoto, cada día que tu empresa pasa detenida se traduce en pérdida irreparable de clientes y demandas laborales. He estructurado este manual en Fichas Técnicas de Choque y un apartado especializado para el manejo de muertes, heridos y traumas psicológicos según las leyes colombianas."

⚡ EL PLAN DE ACCIÓN EN 3 FRENTES DE SUPERVIVENCIA (TL;DR)

1. Frente Humano y Legal: Trámite inmediato de fatalidades ante CTI/ARL (Pensión de Sobrevivientes y auxilio funerario), reporte FURAT de lesionados antes de 48h hábiles y contención de estrés postraumático (PAP).
2. Frente Financiero y Contractual: Notificación formal de Fuerza Mayor a clientes y bancos para congelar multas por retrasos, y reclamación de anticipos de pólizas de Lucro Cesante.
3. Frente Operativo (Maquila de Guerra): Subcontratar producción temporal en ciudades no afectadas y migrar archivos a la nube en 72 horas para entregar el 40% vital (MBCO).

Manejo Humano y Legal de Fatalidades, Heridos y Traumas Psicológicos

En una catástrofe sísmica laboral, la forma en que la empresa gestiona el dolor, la salud y la pérdida de sus colaboradores define su solvencia moral y su blindaje jurídico ante el Ministerio del Trabajo y la justicia ordinaria:

🖤 PROTOCOLO ANTE FATALIDADES Y MUERTES EN EL TRABAJO

Pasos obligatorios que debe seguir el Representante Legal y el Líder HSEQ si ocurrió un fallecimiento en instalaciones o comisión laboral:

Preservación de la Escena y Levantamiento Legal: No mover el cuerpo ni alterar escombros hasta la llegada de las autoridades judiciales (CTI de la Fiscalía / Policía Judicial) y Medicina Legal. La alteración de la escena puede acarrear investigaciones penales por homicidio culposo.

Notificación Ética y Presencial a la Familia: Debe realizarse por el Gerente General y el Director de Talento Humano en persona o llamada privada con psicólogo. Nunca notificar por chats grupales ni redes sociales.

Radicación de FURAT Mortal ante la ARL (2 días hábiles): Radicar el reporte de accidente mortal ante la ARL, el Ministerio del Trabajo (Dirección Territorial) y la EPS.

Tramitación de Derechos Prestacionales de Sobrevivientes:

Auxilio Funerario ARL (Ley 776/2002): Reembolso de gastos fúnebres a quien demuestre haber sufragado el sepelio (entre 5 y 10 SMMLV).
Pensión de Sobrevivientes ARL: Pago mensual vitalicio a cónyuge/compañero permanente e hijos menores de 18 años (o 25 si estudian). Equivale al 75% o hasta 100% del IBC.

Edicto Emplazatorio para Pago de Salarios y Prestaciones (Art. 212 CST): La empresa NO puede entregar la liquidación final a cualquier familiar. Debe publicar dos edictos en periódico de amplia circulación con intervalo de 30 días para convocar a herederos legítimos y evitar pagar dos veces.

🚑 PROTOCOLO PARA HERIDOS GRAVES Y REINTEGRO LABORAL

Triage START y MEDEVAC: Remitir a los heridos a la red de urgencias más cercana aprobada por la ARL. La ARL cubre el 100% de cirugías, medicamentos y hospitalización.

Incapacidades al 100%: A diferencia de la EPS (que paga al 66.6%), en Accidente de Trabajo la ARL paga la incapacidad temporal al 100% del salario base desde el día siguiente al sismo.

Calificación de Secuelas e Indemnización (PCL): Tras la rehabilitación, la ARL califica la Pérdida de Capacidad Laboral (PCL). Si es entre 5% y 49.9%, el empleado recibe una Indemnización por Incapacidad Permanente Parcial. Si supera el 50%, recibe Pensión de Invalidez.

Reincorporación y Adaptación de Puesto (Ley 776 Art. 4): La empresa está obligada legalmente a reubicar al trabajador en un cargo compatible con sus limitaciones físicas sin desmejorar su salario.

🧠 PROTOCOLO DE CONTENCIÓN EMOCIONAL Y ESTRÉS POSTRAUMÁTICO (TEPT)

El sismo deja secuelas psicológicas invisibles: ataques de pánico ante cualquier ruido, llanto incontrolable, insomnio y parálisis decisional.

Primeros Auxilios Psicológicos (PAP) en 5 Pasos: 1) Escuchar sin forzar a hablar, 2) Ejercicios de respiración diafragmática 4x4, 3) Satisfacer necesidades básicas de agua/abrigo, 4) Facilitar contacto con sus familias, 5) Proteger de videos alarmistas.

Círculos de Descompresión Emocional (Defusing): Sesiones guiadas de 45 minutos al inicio de la semana laboral para que el equipo exprese sus temores en un espacio seguro.

Ruta de Derivación a Psicología ARL / EPS: Remitir formalmente a consulta psiquiátrica a colaboradores que presenten síntomas de Trastorno por Estrés Agudo por más de 15 días.

Ficha Técnica 1: Notificación Legal de Fuerza Mayor y Protección de Cartera

FICHA LEGAL 01

Blindaje de Contratos y Congelamiento de Penalidades

Objetivo: Evitar la ejecución de pólizas de cumplimiento, sanciones por retrasos en entregas y congelar vencimientos de cuotas de créditos bancarios amparándose en el Código Civil (Art. 64) y la declaratoria oficial de catástrofe.

Paso a Paso de Ejecución:

Identificar todos los contratos comerciales con entregas pendientes en los próximos 30 días.

Redactar y radicar por correo electrónico con acuse y vía física la comunicación formal de Fuerza Mayor a cada cliente y banco antes del vencimiento del plazo pactado.

Proponer un Acuerdo de Cronograma Modificado de Emergencia con despachos escalonados (MBCO).

Modelo de Texto Legal para Carta a Clientes:

ASUNTO: Notificación de Evento de Fuerza Mayor / Caso Fortuito y Propuesta de Continuidad Estimados señores [Nombre del Cliente]: Por medio de la presente, nos dirigimos a ustedes con relación al Contrato No. [Número], para informar formalmente que como consecuencia del sismo de magnitud [X] ocurrido el día [Fecha] a las 7:30 a.m., nuestras instalaciones y procesos productivos sufrieron afectaciones directas e imprevistas que configuran un evento de FUERZA MAYOR / CASO FORTUITO, en los términos del Artículo 64 del Código Civil Colombiano y la declaratoria de desastre del Gobierno Nacional. En virtud de lo anterior, solicitamos la suspensión temporal de penalidades contractuales y les presentamos nuestro Plan de Contingencia Temporal, mediante el cual estaremos entregando el [40%] de sus pedidos a partir del día [Fecha] mediante maquila aliada. Agradecemos su solidaridad y comprensión mutua en esta contingencia nacional. Atentamente, [Nombre del Representante Legal] - [Empresa]

Ficha Técnica 2: Reclamación Exprés de Pólizas (Lucro Cesante y Daño Material)

FICHA FINANCIERA 02

Inyección de Liquidez y Reclamación de Seguros

Objetivo: Reclamar a la aseguradora la indemnización por daños a maquinaria/edificio y, fundamentalmente, la cobertura de Lucro Cesante (gastos fijos como nómina y arriendos que se siguen pagando mientras la empresa está paralizada).

Checklist de Soportes para la Aseguradora:

Aviso de Siniestro (Plazo de 3 días): Notificar por escrito al corredor de seguros la ocurrencia del terremoto antes de vencer los 3 días hábiles desde que se tuvo conocimiento.

Inventario Cuantificado de Pérdidas Físicas: Registro fotográfico fechado de maquinaria rota, estanterías colapsadas y materias primas destruidas, con facturas de compra.

Cálculo del Lucro Cesante: Certificación de Contador/Revisor Fiscal que demuestre la utilidad bruta promedio mensual y los gastos fijos ineludibles (nómina de trabajadores, seguridad social, servicios públicos básicos).

Solicitud de Anticipo de Indemnización: Radicar carta solicitando un anticipo del 20% al 40% del valor estimado para flujo de caja inmediato de reconstrucción.

Ficha Técnica 3: "Maquila de Guerra" y Operación Espejo

FICHA OPERATIVA 03

Tercerización Temporal de Producción y Nube Exprés

Objetivo: Sostener las ventas y evitar que los clientes migren a la competencia cuando la planta o maquinaria principal está rota o el edificio está inhabilitado.

Alianza de Maquila con Competidores o Gremios: Contactar a empresas del mismo sector en ciudades no afectadas por el sismo (ej. Medellín, Cali, Barranquilla, Bucaramanga). Firmar un Acuerdo de Confidencialidad y Maquila Temporal donde ellos fabrican con las especificaciones y marca de tu empresa.

Migración Forzada a Nube en 48 Horas: Si los servidores están inaccesibles, crear un entorno de emergencia en Google Workspace o Microsoft 365 con plantillas de cotización, facturación y catálogos en línea para que los vendedores operen desde sus teléfonos móviles.

Despachos desde Bodega Alterna: Habilitar un punto logístico temporal (garaje, bodega en arriendo provisional o coworking) para recibir y reenviar mercancías.